Förordning (1953:716) om utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter

1 §  Denna förordning äger tillämpning på handlingar hos statsmyndighet, för vilken riksarkivet, landsarkiv eller stadsarkiv enligt allmänna arkivstadgan är arkivmyndighet.

Om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling hos nämnda myndigheter är särskilt föreskrivet.

2 §  Följande handlingar skola, under nedan angivna förutsättningar och efter det att fastställd gallringsfrist löpt ut, utgallras, nämligen:

• 1) handlingar rörande hos myndigheten anställd personal, vilka utgöras av ansökningar, uppgifter och rutinmässig skriftväxling angående förordnanden, ledigheter, vikariat, löneklassuppflyttningar, avsked, pensioner och ersättningar av olika slag samt andra handlingar, som legat till grund för matrikelföringen, ävensom övriga likartade handlingar, vilka tjänat som kontroll eller redovisning av personalen eller eljest äro av företrädesvis rutinmässig beskaffenhet,

dock med undantag av sådana handlingar, som myndigheten med hänsyn till framtida personhistorisk forskning eller av andra hänsyn anser böra bevaras;

• 2) handlingar rörande upphandling och materialförvaltning, vilka utgöras av offerter och icke antagna anbud, rekvisitioner, ordererkännanden, följesedlar och andra utlämningskvitton, packnotor, uppgifter om mottagande och avgång samt slitage av materiel, förrådsrapporter, kassationsförslag, besked och uppgifter till inventarieliggare samt rutinmässig skriftväxling ävensom andra likartade handlingar, som äro av företrädesvis rutinmässig beskaffenhet,

under förutsättning dels att handlingarna icke utgöra bilagor till myndighetens bokföring, dels ock att föreskriven, på handlingarna grundad kontroll, revision, redovisning eller bearbetning slutförts, samt med iakttagande i förekommande fall av vederbörlig preskriptionstid;

• 3) handlingar rörande räkenskapsväsendet, vilka utgöras av kassarapporter och därmed jämförliga uppgifter, medelsrekvisitioner, kontoutdrag, checktalonger och checkstammar, från postverket härrörande kvitton, talonger och girobesked samt postgiroförteckningar - som i vissa fall kvarligga hos myndigheten utöver det räkenskaperna bifogade exemplaret - listor och liggare, rutinmässig skriftväxling ävensom övriga likartade handlingar, som tjänat den fortlöpande räkenskapskontrollen eller eljest äro av företrädesvis rutinmässig beskaffenhet,

under förutsättning att föreskriven, på dessa handlingar grundad kontroll, revision, redovisning eller bearbetning blivit slutförd och med iakttagande i förekommande fall av vederbörlig preskriptionstid;

• 4) det exemplar av huvudboken, vilket icke varit föremål för granskning av reviderande myndighet, samt det exemplar av inkomst och utgiftsjournal och av inkomst- och utgiftsbok, vilket icke anses böra bevaras,

under förutsättning att ifrågavarande böcker och journaler föreligga i två exemplar hos en och samma myndighet samt med iakttagande av vederbörlig preskriptionstid;

• 5) sådant statistiskt primärmaterial, som jämlikt gällande föreskrifter statistiskt bearbetats,

under förutsättning att detta material, i sin helhet eller till vissa delar, dels icke, såvitt kan bedömas, kommer att ytterligare bearbetas för statistiskt ändamål, dels icke befinnes vara av värde för förvaltningen eller för historisk eller annan forskning, skolande frågan om materialets värde för forskningen underställas riksarkivet;

• 6) arbetstabeller och annat i samband med statistisk bearbetning uppgjort arbetsmaterial,

under förutsättning att detta material i sin helhet eller till vissa delar icke befinnes vara av värde för förvaltningen eller för historisk eller annan forskning, skolande frågan om materialets värde för forskningen underställas riksarkivet;

• 7) postböcker för avgående post och av postverket lämnade bevis om mottagna försändelser,

med iakttagande i förekommande fall av vederbörlig preskriptionstid;

• 8) avskrifter, kopior och dupletter av handlingar, som tillkommit uteslutande för att underlätta det inre arbetet hos myndigheten,

under förutsättning att ett huvudexemplar finns och bevaras i myndighetens arkiv samt att akt eller dossier (samling av akter angående samma ämne) icke därigenom på ett olämpligt sätt stympas eller att eljest ett bevarande av ifrågavarande avskrifter, kopior eller dupletter icke anses erforderligt;

• 9) från annan statsmyndighet informationsvis överlämnade avskrifter, kopior och dupletter av handlingar,

under förutsättning att ett huvudexemplar finns och bevaras i statsmyndighets arkiv samt att akt eller dossier icke därigenom på ett olämpligt sätt stympas eller att eljest ett bevarande av ifrågavarande avskrifter, kopior eller dupletter icke anses erforderligt;

• 10) program, programbeskrivning eller annan jämförlig dokumentation för automatisk databehandling,

under förutsättning att handlingen icke längre behövs för att uppgift som finns i upptagning för automatisk databehandling eller i annan handling skall kunna härledas och förstås, dock att utgallring icke får ske om handlingen utgör systemdokumentation eller det eljest anses behövligt att bevara den; samt

• 11) hålkort eller hålremsa, som läses med annan teknik än automatisk databehandling,

under förutsättning att materialet har bearbetats i erforderlig utsträckning och icke behöver utnyttjas ytterligare.

Gallringsfrist som avses i första stycket fastställes av myndigheten eller, i fråga om visst slag av handlingar för vilka erfordras att för flera myndigheter bestämmes en gemensam gallringsfrist, av riksarkivet efter samråd med berörda centrala förvaltningsmyndigheter.

3 §  Utöver vad i 2§ stadgats skola följande handlingar utgallras under nedan angivna förutsättningar och efter det att fastställd gallringsfrist löpt ut, nämligen:

• 1) för myndighetens verksamhet oväsentliga framställningar, förfrågningar, upplysningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär;
• 2) redogörelser och uppgifter, vilka i allt väsentligt hava ingått i officiella publikationer eller införts i liggare, tabeller eller skrivelser eller på kort,

såvida de icke därutöver innehålla upplysningar, som kunna vara av värde för förvaltningen eller för vetenskaplig forskning; samt

• 3) sådana register (även kortregister), liggare och listor, utkast och arbetspapper av tillfällig karaktär, vilka upprättats uteslutande för att underlätta det inre arbetet hos myndigheten och som icke kunna anses hava ett egenvärde.

I fråga om gallringsfrist som avses i första stycket äger 2§ andra stycket motsvarande tillämpning. Kungörelse (1974:646).

4 §  Missiv, kapprockar, kommunikationsresolutioner samt delgivnings- och mottagningsbevis må kunna utgallras, under förutsättning att akter eller dossierer icke därigenom på ett olämpligt sätt stympas eller att, med hänsyn till uppgifter eller antecknade yttranden, som förekomma på sådan till gallring ifrågasatt handling, ett bevarande av densamma icke eljest anses önskvärt,

• allt med iakttagande i förekommande fall av vederbörlig preskriptionstid.

5 §  Från gallring skola undantagas sådana handlingar, som återställts till myndighet, sedan besvär över myndighetens beslut avgjorts, därest myndigheten efter prövning i varje särskilt fall finner handlingarna vara av betydelse ur prejudikatsynpunkt eller de av annan anledning böra bevaras.

6 §  Utgallrade handlingar skola, i den mån de icke lämpligen kunna av vederbörande myndighet användas för tjänsteändamål, omedelbart försäljas eller förstöras. Försäljning skall ske under villkor, att handlingarna - där så anses erforderligt under nödig kontroll - förmalas eller på annat sätt förstöras.

Inflytande försäljningsmedel skola tillgodoföras vederbörlig myndighets expensanslag för att i mån av behov av myndigheten disponeras. Kungörelse (1958:65).

7 §  Erfordras bestämmelser om utgallring av handlingar utöver vad i förordningen angivits, bör myndighet göra framställning härom hos riksarkivet. Det åligger myndighet att före utgången av år 1965 och därefter minst en gång vart femte år taga ställning till frågan, huruvida sådan framställning bör göras.