Förordning (1991:731) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven

1 §  Riksarkivet och landsarkiven är statliga arkivmyndigheter med det särskilda ansvar för den statliga arkivverksamheten och för arkivvården i landet som framgår av arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) och denna instruktion.

Riksarkivet och landsarkiven är också arkivdepåer.

2 §  Riksarkivet är chefsmyndighet för landsarkiven.

Riksarkivet är arkivmyndighet för

• 1. myndigheter som har hela landet som verksamhetsområde, med undantag för de myndigheter som lyder under Försvarsdepartementet,
• 2. kommittéer,
• 3. hovrätter och kammarrätter,
• 4. universitet och högskolor,
• 5. sådana organ som avses i 2 § arkivlagen (1990:782) som har hela landet som verksamhetsområde,
• 6. sådana enskilda organ som med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring förvarar statliga arkiv, om dessa inte härrör från myndigheter under Försvarsdepartementets verksamhetsområde.

Riksarkivet får dock, om det är lämpligt, bestämma att landsarkiv skall vara arkivmyndighet för myndigheter som anges i andra stycket eller att Riksarkivet skall vara arkivmyndighet för sådana myndigheter som anges i 23 § andra stycket.

3 §  Riksarkivet har det högsta inseendet över den offentliga arkivverksamheten och handlägger arkivuppgifter som inte någon annan myndighet skall handlägga.

Riksarkivet skall särskilt

• 1. verka för att myndigheterna och sådana enskilda organ som förvarar statliga arkiv på ett ändamålsenligt sätt fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782) att bevara, hålla ordnade och vårda sina arkiv så att arkiven tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning samt forskningens behov,
• 2. verka för utveckling av arkivverksamheten,
• 3. verka för ändamålsenlig gallring av handlingar, samt
• 4. ge kommunerna allmänna råd i arkivfrågor.

4 §  Riksarkivet får -- utöver vad som följer av arkivlagen (1990:782) och 2 § -- ta emot arkivhandlingar från riksdagen och dess verk, regeringskansliet, kyrkomötet, statliga myndigheter som inte står under dess tillsyn, samt från kommunala myndigheter. Riksarkivet får dock endast ta emot handlingar från de myndigheter som lyder under försvarsdepartementet efter överenskommelse med krigsarkivet.

Riksarkivet skall beträffande handlingar som mottagits för förvaring där

• 1. hålla dem tillgängliga,
• 2. främja utnyttjandet av arkivmaterial genom att tillhandahålla och levandegöra arkivinformation, samt
• 3. verka för att arkiven och samlingarna skall bli fullständiga.

5 §  Riksarkivet skall främja internationellt samarbete inom arkivområdet och därvid samverka med utländska institutioner och internationella organisationer.

6 §  Riksarkivet får ge råd till enskilda i arkivfrågor.

7 §  Riksarkivet skall regelbundet inspektera landsarkiven och får vidare inspektera Krigsarkivet. Riksarkivet får också inspektera Stockholms stadsarkiv och Värmlandsarkiv såvitt avser deras uppgifter som landsarkiv.

Riksarkivet får inspektera att de myndigheter och organ som landsarkiven är arkivmyndigheter för fullgör sina skyldigheter avseende arkivbildning och arkivvård. Motsvarande gäller i fråga om de myndigheter och organ som Stockholms stadsarkiv eller Värmlandsarkiv är arkivmyndighet för.

8 §  Riksarkivet har hand om statens heraldiska verksamhet och skall särskilt se till att vapen eller heraldiska emblem som syftar på staten eller statsmyndigheterna utförs i enlighet med heraldiska normer. Riksarkivet skall också verka för att bestämmelser om Sveriges flagga iakttas.

På uppdrag av kommunerna får riksarkivet upprätta förslag till kommunala vapen och verkställa heraldiska utredningar om sådana vapen. Riksarkivet får också göra andra utredningar och vidta andra åtgärder på det heraldiska området.

9 §  Riksarkivet skall utge Svenskt diplomatarium och andra publikationer av betydelse för forskning och arkivvård.

10 §  Verksförordningen (1987:1100) skall tillämpas på riksarkivet med undantag av 2, 20 och 21 §§.

11 §  Riksarkivarien är chef för Riksarkivet. Vid Riksarkivet finns också en överdirektör som är riksarkivariens ställföreträdare.

12 §  Riksarkivets styrelse består av högst tio personer, riksarkivarien medräknad. En ledamot är ordförande och en vice ordförande.

Styrelsen är beslutför när ordföranden, riksarkivarien och minst hälften av de andra ledamöterna är närvarande.

13 §  Inom Riksarkivet finns en administrativ enhet, en enhet för svensk arkivinformation samt i övrigt det antal arkivenheter som riksarkivarien bestämmer.

14 §  Hos riksarkivet finns vidare

• 1. en nämnd för heraldisk verksamhet (heraldiska nämnden),
• 2. en nämnd för enskilda arkiv.

15 §  Heraldiska nämnden skall avge yttrande till riksarkivet i ärenden om antagande av kommunala vapen, i ärenden som avses i 3 § fjärde stycket lagen (1982:268) om Sveriges riksvapen samt i de andra heraldiska frågor och frågor om Sveriges flagga som riksarkivarien bestämmer.

Nämnden består av riksarkivarien, som är nämndens ordförande, och tre ledamöter som utses särskilt, en av riksantikvarieämbetet och statens historiska museer och två av regeringen. För var och en av de särskilda ledamöterna finns en suppleant som utses på samma sätt. Nämnden utser inom sig vice ordförande.

16 §  Nämnden för enskilda arkiv avgör ärenden om statsbidrag till enskilda arkiv enligt vad som föreskrivs i andra stycket. Nämnden är rådgivande organ i frågor som rör enskilda arkiv.

Statsbidrag som avses i första stycket skall av nämnden fördelas mellan följande ändamål.

• 1. Bidrag till lönekostnader för föreståndare vid folkrörelsearkiv, vars verksamhet riktar sig till alla folkrörelser och som har län eller landskap till verksamhetsfält. Sådant bidrag får lämnas endast till folkrörelsearkiv som intar ställning som den enda läns- eller landskapsdepån bland folkrörelsearkiven inom distriktet.
• 2. Bidrag till enskilda arkivinstitutioner och institutioner eller föreningar med anknytning till arkivverksamhet.
• 3. Bidrag för bevarande m. m. av företagsarkiv -- i samverkan med näringslivet och andra enskilda arkiv.

Nämnden består av riksarkivarien, som är nämndens ordförande, och sex andra ledamöter, som regeringen utser särskilt. Nämnden utser inom sig vice ordförande.

Nämnden är beslutför när ordföranden och minst hälften av de andra ledamöterna är närvarande.

17 §  Personalföreträdarförordningen (1987:1101) skall tillämpas på riksarkivet.

18 §  Personalansvarsnämnden vid Riksarkivet prövar frågor som avses i 19 § verksförordningen (1987:1100) för Riksarkivet och landsarkiven.

Personalansvarsnämnden består -- förutom av riksarkivarien och personalföreträdarna -- av överdirektören och chefen för administrativa enheten. När nämnden behandlar ett ärende som gäller ett landsarkiv ingår också chefen för det landsarkivet i nämnden.

Nämnden är beslutför när ordföranden och minst hälften av de andra ledamöterna är närvarande. Rör frågan ett landsarkiv fordras att chefen för landsarkivet är närvarande.

19 §  När ärenden av större vikt handläggs i styrelsen eller nämnderna, skall om möjligt samtliga ledamöter vara närvarande.

20 §  Riksarkivarien skall avgöra ärenden som inte skall avgöras av styrelsen, personalansvarsnämnden eller nämnden för enskilda arkiv.

Om sådana ärenden som avses i första stycket inte behöver prövas av riksarkivarien, får de avgöras av någon annan tjänsteman. Hur detta skall ske anges i arbetsordningen eller i särskilda beslut.

21 §  Nämnden för enskilda arkiv får i särskilda beslut lämna över till ordföranden eller någon annan tjänsteman att avgöra ärenden som är av det slaget att de inte behöver prövas av nämnden.

22 §  Beslut om landsarkivens arbetsordningar fattas av riksarkivet efter förslag från landsarkiven.

23 §  Landsarkiven är under Riksarkivet arkivmyndigheter och arkivdepåer.

Varje landsarkiv är arkivmyndighet för

• 1. statliga myndigheter inom dess distrikt, med undantag för sådana som lyder under Försvarsdepartementet,
• 2. sådana myndigheter och organ som avses i 2 § arkivlagen (1990:782) inom dess distrikt.

Om flera landsarkiv kan komma i fråga för en myndighet eller ett organ enligt 2 § arkivlagen (1990:782) och arkivtillhörigheten inte är bestämd i särskild ordning, beslutar Riksarkivet vilket landsarkiv som skall vara arkivmyndighet.

Av 2 § tredje stycket framgår att Riksarkivet i vissa fall kan bestämma om en annan fördelning mellan Riksarkivet och landsarkiven i fråga om uppgiften att vara arkivmyndighet.

24 §  Landsarkiven skall följa den offentliga arkivverksamheten inom sitt distrikt och vidta eller hos riksarkivet föreslå de åtgärder som behövs.

Varje landsarkiv skall särskilt

• 1. verka för att myndigheterna på ett ändamålsenligt sätt fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782) att bevara, hålla ordnade och vårda sina arkiv så att arkiven tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltning samt forskningens behov,
• 2. verka för utveckling av arkivverksamheten,
• 3. verka för ändamålsenlig gallring av handlingar, samt
• 4. ge kommunala myndigheter råd i arkivfrågor.

25 §  Landsarkiven får -- utöver vad som följer av arkivlagen (1990:782) och 23 § -- ta emot arkivhandlingar från statliga myndigheter som inte står under dess tillsyn, samt från kommunala myndigheter.

Landsarkiven skall beträffande handlingar som mottagits för förvaring där

• 1. hålla dem tillgängliga,
• 2. främja utnyttjandet av arkivmaterialet genom att tillhandahålla och levandegöra arkivinformation,
• 3. verka för att arkiven och samlingarna skall bli fullständiga.

26 §  Landsarkiven får ge råd till enskilda i arkivfrågor.

27 §  Följande bestämmelser i verksförordningen (1987:1100) skall tillämpas på landsarkiven;

• 4--6 §§, 7 § 1--3 och 9 § om myndighetschefens ansvar och uppgifter,

14 och 15 §§ om myndighetens regelgivning,

17 §  om inhämtande av uppgifter,

• 23--28 §§ om ärendenas handläggning,

29 §  om myndighetens beslut.

28 §  Varje landsarkiv har en landsarkivarie som chef.

29 §  Landsarkiv finns i Uppsala, Vadstena, Visby, Lund, Göteborg, Härnösand och Östersund.

Landsarkivets uppgifter fullgörs i Stockholms län av Stockholms stadsarkiv och i Värmlands län av Värmlandsarkiv.

30 §  Landsarkiven har, med den begränsning som följer av Riksarkivets uppgifter, följande distrikt, nämligen

• landsarkivet i Uppsala: Uppsala, Södermanlands, Örebro, Västmanlands och Kopparbergs län,
• landsarkivet i Vadstena: Östergötlands, Jönköpings, Kronobergs och Kalmar län,
• landsarkivet i Visby: Gotlands län,
• landsarkivet i Lund: Blekinge, Kristianstads, Malmöhus och Hallands län,
• landsarkivet i Göteborg: Göteborgs och Bohus län samt Älvsborgs och Skaraborgs län,
• landsarkivet i Härnösand: Gävleborgs, Västernorrlands, Västerbottens och Norrbottens län,
• landsarkivet i Östersund: Jämtlands län.

31 §  Riksarkivarien förordnas av regeringen för en bestämd tid. Tjänsten som överdirektör tillsätts av regeringen efter anmälan av riksarkivarien.

Tjänst som landsarkivarie tillsätts av regeringen efter förslag av Riksarkivet.

Andra tjänster tillsätts av Riksarkivet.

33 §  Andra styrelseledamöter än riksarkivarien utses av regeringen för en bestämd tid.

Regeringen utser ordföranden i styrelsen. Styrelsen utser inom sig vice ordförande.

De ledamöter av nämnder som utses särskilt förordnas för en bestämd tid.

34 §  Besked om bisyssla enligt 37 § andra stycket anställningsförordningen (1965:601) lämnas av Riksarkivet även i fråga om överdirektören och landsarkivarierna och av respektive landsarkiv i fråga om andra tjänstemän hos landsarkivet än landsarkivarien.

35 §  Riksarkivet skall ta betalt för de uppdrag som utförs inom det heraldiska området.

36 §  Riksarkivet och landsarkiven får i lämplig omfattning ta betalt för följande.

• 1. Material och tjänster, när arkivet hjälper myndigheter samt sådana organ som avses i 2 § arkivlagen (1990:782) med fullgörandet av deras skyldigheter i fråga om arkiven.
• 2. Den rådgivning till kommuner och enskilda som avses i 3 § andra stycket 4, 6 §, 24 § andra stycket 4 och 26 § samt för att ta emot, bevara och vårda enskilda arkiv.
• 3. Material och tjänster som erbjuds enskilda enligt 4 § andra stycket 2 och 25 § andra stycket 2. Här avses bl. a. efterforskning av uppgifter i arkivmaterial samt erbjudande av kopior och avskrifter av handlingar.
• 4. Publikationer som utges med stöd av 9 § samt föreskrifter och allmänna råd. Bestämmelser om kostnadsfria exemplar av myndigheters författningssamlingar finns i 13 § författningssamlingsförordningen (1976:725).
• 5. Bevis som innefattar meddelande eller utdrag ur kyrkobok som förvaras i landsarkiv och annat bevis som utfärdas av riksarkivet eller landsarkiv.

37 §  Utöver de uppgifter som myndigheterna har enligt 2--9 och 23--26 §§ får myn digheterna åta sig att utföra utredningar och andra uppdrag åt myndigheter och enskilda. För uppdragsverksamheten får myndigheterna ta ut ersättning motsvarande kostnaden för verksamheten.

38 §  Sådana avgifter som avses i 35--37 §§ skall tas ut enligt de grunder som riksarkivet fastställer efter samråd med riksrevisionsverket.

39 §  Beslut av ett landsarkiv överklagas hos riksarkivet, om något annat inte är föreskrivet.

40 §  Beslut av nämnden för enskilda arkiv i ärenden om statsbidrag till enskilda arkiv får inte överklagas.

1991:731

• 1. Denna förordning träder i kraft den 1 juli 1991, då förordningen (1988:1187) med instruktion för riksarkivet och landsarkiven skall upphöra att gälla.
• 2. För den som innehar tjänst som riksarkivarie vid denna förordnings ikraftträdande skall de anställningsvillkor som gällde vid utgången av december 1988 fortsätta att gälla.