Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring

1 §  I denna förordning finns bestämmelser i anslutning till 10 kap. 2 § budgetlagen (2011:203).

I arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) finns bestämmelser om arkivering av räkenskapsinformation.

2 §  Myndigheter som lyder omedelbart under regeringen är bokföringsskyldiga enligt denna förordning.

3 §  I denna förordning betyder

• 1. bokföringspost: varje enskild notering i bokföringen,
• 2. ekonomiska händelser: alla förändringar i storleken och sammansättningen av en myndighets tillgångar, skulder eller kapital som beror på myndighetens ekonomiska relationer med omvärlden, såsom in- och utbetalningar samt uppkomna fordringar och skulder,
• 3. verifikation: de uppgifter som dokumenterar en ekonomisk händelse eller en vidtagen justering i bokföringen,
• 4. räkenskapsinformation:
• a) sådana sammanställningar av uppgifter som avses i
• - 8 § (grundbokföring och huvudbokföring),
• - 11 § (sidoordnad bokföring),
• - 13 § (verifikationer),
• - 14 § (handling m.m. som en verifikation hänvisar till),
• - 18 § (systemdokumentation och behandlingshistorik),
• - 19 § (årsredovisning),
• - 20 § (specifikation till årsredovisning),
• - 21 § (rapportering till statsredovisningen), samt
• - 8 kap. förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (delårsrapport),
• b) avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden, samt
• c) sådana uppgifter i övrigt som är av betydelse för att det skall gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen.

4 §  Räkenskapsåret skall utgöras av kalenderår.

5 §  En myndighet skall

• 1. löpande bokföra alla ekonomiska händelser enligt bestämmelserna i 8-12 §§,
• 2. se till att det finns verifikationer enligt 13-16 §§ för alla bokföringsposter samt systemdokumentation och behandlingshistorik enligt 18 §,
• 3. avsluta den löpande bokföringen enligt bestämmelserna i 19 och 20 §§,
• 4. bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446).

8 §  De ekonomiska händelserna skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och att överblicka verksamhetens förlopp, ställning och kapitalförändring.

9 §  Kontanta in- och utbetalningar skall bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra ekonomiska händelser skall bokföras så snart det kan ske.

Ekonomiska händelser får bokföras senare än som anges i första stycket, om det finns särskilda skäl och det är förenligt med god redovisningssed.

10 §  I samband med att den löpande bokföringen avslutas skall sådana poster som är nödvändiga för att bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader och den finansiella ställningen på balansdagen bokföras.

11 §  Vid bokföringen skall konton över tillgångar och skulder specificeras i en sidoordnad bokföring i den utsträckning det behövs för att ge en tillfredsställande kontroll och överblick.

12 §  Om en bokföringspost rättas, skall det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den. Sker rättelsen genom en särskild rättelsepost, skall det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen.

13 §  För varje ekonomisk händelse skall det finnas en verifikation. Om myndigheten har tagit emot en uppgift om den ekonomiska händelsen, skall denna uppgift, i förekommande fall kompletterad med uppgifter enligt 14 och 15 §§, användas som verifikation.

Om det behövs med hänsyn till arten av den mottagna verifikationen, får bokföringen grundas på en särskilt upprättad hänvisningsverifikation.

Flera likartade ekonomiska händelser får dokumenteras genom en gemensam verifikation.

14 §  Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga.

I verifikationen skall det ingå ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken samt sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet skall kunna fastställas.

15 §  Uppgifter enligt 14 § första stycket får utelämnas, om det är förenat med svårigheter att låta uppgiften ingå i verifikationen och ett utelämnande är förenligt med god redovisningssed.

16 §  Om en verifikation rättas, skall det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den.

17 §  Vad som föreskrivs i 8-16 §§ gäller även andra bokföringsposter än sådana som avser ekonomiska händelser.

18 §  Myndigheten skall upprätta sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation). Myndigheten skall också upprätta sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling (behandlingshistorik).

19 §  För varje räkenskapsår skall den löpande bokföringen avslutas med en årsredovisning. Årsredovisningen skall upprättas enligt förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

20 §  För varje sammandragen post i den balansräkning som skall ingå i årsredovisningen skall, om inte postens sammansättning klart framgår av bokföringen i övrigt, de belopp som ingår i posten specificeras i en särskild förteckning.

21 f §  En myndighet ska hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt.

Bestämmelser om elektroniska fakturor vid offentlig upphandling finns i lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling.

22 §  Den bokföringsskyldige ansvarar för att organisation och rutiner utformas så att en tillförlitlig redovisning främjas och förvaltade tillgångar skyddas.