Förordning (2007:1179) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven

1 §  Riksarkivet och landsarkiven har det särskilda ansvar för den statliga arkivverksamheten och för arkivvården i landet som framgår av arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) och denna förordning.

2 §  Riksarkivet är chefsmyndighet för landsarkiven och beslutar efter samråd med landsarkiven om landsarkivens arbetsordningar och verksamhetsplaner.

Riksarkivet är arkivmyndighet för

• 1. myndigheter som har hela landet som verksamhetsområde,
• 2. kommittéer,
• 3. hovrätter och kammarrätter,
• 4. universitet och högskolor,
• 5. sådana organ som avses i 2 § arkivlagen (1990:782) och som har hela landet som verksamhetsområde,
• 6. sådana enskilda organ som förvarar statliga arkiv med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, och
• 7. Svenska kyrkan när det gäller arkiv som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m.

Uppgiften som arkivmyndighet för de myndigheter som lyder under Försvarsdepartementet fullgörs inom Riksarkivet av Krigsarkivet.

Riksarkivet får bestämma att landsarkiv ska vara arkivmyndighet för myndigheter som anges i andra stycket, med undantag för sådana som lyder under Försvarsdepartementet, eller att Riksarkivet ska vara arkivmyndighet för sådana myndigheter som anges i 11 § andra stycket.

3 §  Riksarkivet har överinseende över den offentliga arkivverksamheten och handlägger arkivuppgifter som inte någon annan myndighet ska handlägga.

Riksarkivet ska särskilt

• 1. verka för att myndigheter och sådana andra organ som avses i 2 § andra
• stycket 1-7 på ett ändamålsenligt sätt fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782) att bevara, hålla ordnade och vårda sina arkiv så att arkiven tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning samt forskningens behov,
• 2. verka för utveckling av arkivverksamheten,
• 3. verka för ändamålsenlig gallring av handlingar,
• 4. ge kommunerna råd i arkivfrågor och verka för ökad enhetlighet och

samordning mellan den statliga och den kommunala arkivhanteringen, och

• 5. verka för ökad kunskap grundad på forskning och samverkan med andra, exempelvis universitet och högskolor, och förmedla kunskap inom sitt verksamhetsområde.

3 a §  Riksarkivet ska i sin verksamhet integrera ett jämställdhets-, mångfalds- och barnperspektiv samt ett internationellt och interkulturellt utbyte och samarbete.

4 §  Riksarkivet får, utöver vad som följer av arkivlagen (1990:782) och 2 §, ta emot arkivhandlingar från riksdagen och dess verk, Regeringskansliet, statliga myndigheter som inte står under Riksarkivets tillsyn, samt från kommunala myndigheter.

Riksarkivet ska beträffande handlingar som mottagits för förvaring

• 1. hålla dem tillgängliga,
• 2. tillhandahålla och levandegöra arkivinformation för forskningsändamål och annat utnyttjande, och
• 3. verka för att arkiven och samlingarna ska bli fullständiga.

Krigsarkivet får ta emot kartor och tryck av betydelse för forskning inom dess område.

5 §  Riksarkivet får ge råd till enskilda i arkivfrågor.

6 §  Riksarkivet får inspektera landsarkiven samt även Stockholms stadsarkiv och Värmlandsarkiv när det gäller deras uppgift som landsarkiv.

Riksarkivet får inspektera att de myndigheter och organ som landsarkiven är arkivmyndigheter för fullgör sina skyldigheter när det gäller arkivbildning och arkivvård. Motsvarande gäller i fråga om de myndigheter och organ som Stockholms stadsarkiv eller Värmlandsarkiv är arkivmyndighet för.

7 §  Riksarkivet har hand om statens heraldiska verksamhet och ska särskilt se till att vapen eller heraldiska emblem som syftar på staten eller statsmyndigheterna utförs i enlighet med heraldiska normer. Riksarkivet ska också verka för att bestämmelser om Sveriges flagga iakttas.

På uppdrag av kommunerna får Riksarkivet upprätta förslag till kommunala vapen och genomföra heraldiska utredningar om sådana vapen. Riksarkivet får också göra andra utredningar och vidta andra åtgärder på det heraldiska området.

8 §  Riksarkivet ska ge ut Svenskt biografiskt lexikon och Svenskt diplomatarium.

9 §  Riksarkivet ska för myndigheter och andra som förvaltar kulturarv tillhandahålla vissa museitjänster, såsom förvaring och förebyggande föremålsvård.

10 §  Utöver de uppgifter som myndigheten har enligt 2-9 §§ får myndigheten åta sig att utföra undersökningar, utredningar och andra uppdrag åt myndigheter och enskilda.

11 §  Landsarkiven är under Riksarkivet arkivmyndigheter.

Varje landsarkiv är arkivmyndighet för

• 1. statliga myndigheter inom dess distrikt, med undantag för sådana som lyder under Försvarsdepartementet,
• 2. sådana organ som avses i 2 § arkivlagen (1990:782) inom dess distrikt, och
• 3. Svenska kyrkans organisatoriska delar inom landsarkivets distrikt när det gäller arkiv som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m.

Om flera landsarkiv kan komma i fråga för en myndighet eller ett organ enligt 2 § arkivlagen och arkivtillhörigheten inte är bestämd på annat sätt, beslutar Riksarkivet vilket landsarkiv som ska vara arkivmyndighet.

Av 2 § fjärde stycket framgår att Riksarkivet i vissa fall kan bestämma om en annan fördelning mellan Riksarkivet och landsarkiven i fråga om uppgiften att vara arkivmyndighet.

12 §  Landsarkiven ska följa den offentliga arkivverksamheten inom sitt distrikt och vidta eller hos Riksarkivet föreslå de åtgärder som behövs.

Varje landsarkiv ska särskilt

• 1. verka för att myndigheter och sådana andra organ som avses i 11 § andra stycket 1-3 på ett ändamålsenligt sätt fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782) att bevara, hålla ordnade och vårda sina arkiv så att arkiven tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltning samt forskningens behov,
• 2. verka för utveckling av arkivverksamheten,
• 3. verka för ändamålsenlig gallring av handlingar,
• 4. ge kommunala myndigheter råd i arkivfrågor, och
• 5. verka för ökad kunskap grundad på forskning och samverkan med andra, exempelvis universitet och högskolor, och förmedla kunskap inom sitt verksamhetsområde.

12 a §  Landsarkiven ska i sin verksamhet integrera ett jämställdhets-, mångfalds- och barnperspektiv samt ett internationellt och interkulturellt utbyte och samarbete.

13 §  Landsarkiven får, utöver vad som följer av arkivlagen (1990:782) och 11 §, ta emot arkivhandlingar från statliga myndigheter som inte står under dess tillsyn, samt från kommunala myndigheter.

Landsarkiven ska beträffande handlingar som mottagits för förvaring

• 1. hålla dem tillgängliga,
• 2. tillhandahålla och levandegöra arkivinformation för forskningsändamål och annat utnyttjande, och
• 3. verka för att arkiven och samlingarna ska bli fullständiga.

14 §  Landsarkiven får ge enskilda råd i arkivfrågor.

15 §  Utöver de uppgifter som landsarkiven har enligt 11-14 §§ får myndigheterna åta sig att utföra undersökningar, utredningar och andra uppdrag åt myndigheter och enskilda.

16 §  Riksarkivet ska främja internationellt samarbete inom arkivområdet och samverka med utländska institutioner och internationella organisationer.

17 §  Riksarkivet leds av en myndighetschef.

Vart och ett av landsarkiven leds av en myndighetschef.

18 §  Vid Riksarkivet ska det finnas ett insynsråd som består av högst fem ledamöter.

19 §  Vid Riksarkivet finns Krigsarkivet, en enhet för svensk arkivinformation och en enhet för museitjänster samt i övrigt det antal enheter som myndighetens ledning bestämmer.

20 §  Landsarkiv finns i Uppsala, Vadstena, Visby, Lund, Göteborg, Härnösand och Östersund.

Landsarkivets uppgifter fullgörs i Stockholms län av Stockholms stadsarkiv och i Värmlands län av Värmlandsarkiv.

21 §  Landsarkiven har, med den begränsning som följer av Riksarkivets uppgifter, följande distrikt:

• Landsarkivet i Uppsala: Uppsala, Södermanlands, Örebro, Västmanlands och Dalarnas län,

Landsarkivet i Vadstena: Östergötlands, Jönköpings, Kronobergs och Kalmar län,

Landsarkivet i Visby: Gotlands län,

Landsarkivet i Lund: Blekinge, Skåne och Hallands län,

Landsarkivet i Göteborg: Västra Götalands län,

22 §  Hos Riksarkivet finns

• 1. en nämnd för heraldisk verksamhet (Heraldiska nämnden), och
• 2. en nämnd för enskilda arkiv.

23 §  Heraldiska nämnden ska lämna yttrande till Riksarkivet i ärenden om antagande av kommunala vapen, i ärenden som avses i 3 § fjärde stycket lagen (1982:268) om Sveriges riksvapen samt i de andra heraldiska frågor och frågor om Sveriges flagga som riksarkivarien bestämmer.

Nämnden består av riksarkivarien, som är nämndens ordförande, och tre andra ledamöter.

24 §  Nämnden för enskilda arkiv avgör ärenden om statsbidrag till enskilda arkiv. Nämnden är rådgivande organ i frågor som rör enskilda arkiv.

Nämnden består av riksarkivarien, som är nämndens ordförande, och sex andra ledamöter.

25 §  Nämnden för enskilda arkiv ansvarar för sina beslut.

Nämnden ansvarar för sin verksamhet inför Riksarkivets ledning.

26 §  Riksarkivets ledning ansvarar inför regeringen för att nämnden för enskilda arkiv tilldelas medel och resurser i övrigt för sin verksamhet samt för att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt samt att den redovisas på ett tillförlitligt sätt.

27 §  När ärenden av större vikt handläggs i Riksarkivets nämnder, ska om möjligt samtliga ledamöter vara närvarande.

28 §  Nämnden för enskilda arkiv är beslutför när ordföranden och minst hälften av de andra ledamöterna är närvarande.

Nämnden får besluta att överlämna till ordföranden eller någon annan anställd att avgöra ärenden som är av det slaget att de inte behöver prövas av nämnden.

29 §  Riksarkivet företräder staten vid domstol inom Riksarkivets och landsarkivens verksamhetsområden.

30 §  Riksarkivarien är myndighetschef vid Riksarkivet.

Landsarkivarierna är myndighetschefer vid landsarkiven.

31 §  Landsarkivarierna anställs genom beslut av regeringen efter anmälan av riksarkivarien.

Riksarkivet anställer övrig personal.

32 §  Andra ledamöter i Heraldiska nämnden än ordföranden utses särskilt, en av Riksantikvarieämbetet och två av regeringen, för en bestämd tid. För var och en av de särskilda ledamöterna finns en suppleant som utses på samma sätt.

Nämnden utser inom sig vice ordförande.

33 §  Andra ledamöter i nämnden för enskilda arkiv än ordföranden utses särskilt av regeringen för en bestämd tid. Nämnden utser inom sig vice ordförande.

34 §  Vid Riksarkivet ska det finnas en personalansvarsnämnd för Riksarkivet och landsarkiven.

35 §  Riksarkivet ska tillämpa personalföreträdarförordningen (1987:1101).

36 §  Riksarkivet ska ta ut avgifter för de uppdrag som utförs inom det heraldiska området och för sådana museitjänster som avses i 9 §.

37 §  Riksarkivet och landsarkiven får ta ut avgifter för

• 1. material och tjänster, när arkivet hjälper myndigheter eller sådana organ som avses i 2 § arkivlagen (1990:782) med fullgörandet av deras skyldigheter i fråga om arkiven, och
• 2. uppdragsverksamhet enligt 10 och 15 §§.

38 §  Riksarkivet och landsarkiven får ta ut avgifter för

• 1. sådan rådgivning till kommuner och enskilda som avses i 3 § andra stycket 4, 5 §, 12 § andra stycket 4 samt 14 §,
• 2. att ta emot, bevara och vårda enskilda arkiv,
• 3. material och tjänster som erbjuds enskilda enligt 4 § andra stycket 2 och 13 § andra stycket 2,
• 4. bevis som innefattar meddelande eller utdrag ur kyrkobok som förvaras i landsarkiv och andra bevis som utfärdas av Riksarkivet eller landsarkiv, och
• 5. tillhandahållande av publikationer, föreskrifter och allmänna råd.

Bestämmelser om kostnadsfria exemplar av myndighetens författningssamlingar finns i 13 § författningssamlingsförordningen (1976:725).

38 a §  Trots det som anges i 16 § och 21 § första stycket avgiftsförordningen (1992:191) får Riksarkivet och landsarkiven

• - ta ut en avgift för kopia av allmän handling och för utskrift av upptagning för automatisk databehandling även om en beställning inte omfattar tio sidor, och
• - ta ut en avgift av staten för kopia eller avskrift av allmän handling, utskrift av upptagning för automatisk databehandling, kopia av video- eller ljudbandsupptagning eller utskrift av ljudbandsupptagning samt för bevis och registerutdrag.

39 §  Avgifter för sådan verksamhet som avses i 36 och 37 §§ ska motsvara full kostnadstäckning för verksamheten.

Avgifter för sådan verksamhet som avses i 38 § ska tas ut inom ramen för full kostnadstäckning.

Avgifternas storlek bestäms av Riksarkivet.

Riksarkivet får disponera avgiftsinkomsterna.

40 §  Följande bestämmelser i myndighetsförordningen (2007:515) ska inte tillämpas på landsarkiven:

7 §  om medverkan i EU-arbetet och annat internationellt arbete, och

29 §  om ärendeförteckning.

• Överklagande

41 §  Beslut av ett landsarkiv överklagas hos Riksarkivet om inte något annat är föreskrivet.