Förordning (2014:115) med instruktion för utrikesrepresentationen

1 §  Utrikesrepresentationen verkar inom de ramar som anges av Wienkonventionen om diplomatiska förbindelser (SÖ 1967:1), Wienkonventionen om konsulära förbindelser (SÖ 1974:10) och andra internationella konventioner.

2 §  Utrikesrepresentationen utgörs av utlandsmyndigheterna, honorärkonsulaten och Svenska dialoginstitutet för Mellanöstern och Nordafrika.

Utlandsmyndigheter är beskickningar, delegationer vid internationella organisationer och karriärkonsulat.

I Regeringskansliet finns ett gemensamt kansli för Sveriges sändebud i vissa länder. I fråga om detta kansli och de sändebuden tillämpas bestämmelserna i denna förordning om beskickningar och myndighetschefer i tilllämpliga delar samt de föreskrifter som Regeringskansliet meddelar.

Det gemensamma kansliet är också kansli i Stockholm för de utlandsmyndigheter som Regeringskansliet bestämmer.

3 §  Föreskrifter om Svenska dialoginstitutet för Mellanöstern och Nordafrika finns i förordningen (1998:1218) med instruktion för Svenska dialoginstitutet för Mellanöstern och Nordafrika.

4 §  En beskickning benämns ambassad eller legation. En delegation vid en internationell organisation benämns delegation eller representation.

5 §  Ett karriärkonsulat är ett konsulat som leds av en utsänd tjänsteman. Bestämmelserna om konsuler och konsulat i 3 kap. gäller endast karriärkonsuler och karriärkonsulat. Om något annat inte anges eller framgår av sammanhanget, avses i denna förordning med konsul även generalkonsul och vicekonsul och med konsulat även generalkonsulat och vicekonsulat.

6 §  Utrikesrepresentationen lyder under Regeringskansliet. Utlandsmyndigheterna är i administrativt hänseende direkt underställda Regeringskansliet.

7 §  En beskickning är överordnad myndighet för honorärkonsulat i land där beskickningschefen är ackrediterad. Ett honorärkonsulat som finns i ett karriärkonsulats distrikt är underställt karriärkonsulatet.

8 §  En utlandsmyndighets konsulära distrikt fastställs av Regeringskansliet.

9 §  En beskickningschef företräder konsulaten i verksamhetslandet i förhållande till verksamhetslandets regering och utrikesministerium.

10 §  Regeringskansliet får besluta om lokal samverkan med en annan utrikesförvaltning.

Inom ramen för samverkan enligt första stycket får Regeringskansliet besluta om diplomatisk eller konsulär närvaro där Sverige inte har en utlandsmyndighet.

Inom ramen för samverkan enligt första stycket får Regeringskansliet medge att ett annat lands diplomat eller konsul placeras vid en svensk utlandsmyndighet.

1 §  En beskickning kan efter beslut av Regeringskansliet ha ett eller flera sektionskanslier på annan plats för särskilda uppgifter.

2 §  Varje utlandsmyndighet leds av en chef.

Chef för en beskickning är ett sändebud (ambassadör) eller en chargé d’affaires.

Chef för en delegation är en delegationschef med ställning som sändebud (ambassadör).

Chef för ett generalkonsulat är en generalkonsul. Chef för ett konsulat är en konsul.

3 §  En beskickningschef eller annan utsänd beskickningsmedlem får av Regeringskansliet utses till ombud vid en internationell organisation.

4 §  En framställning om godkännande (agremang) för ett sändebud eller om tillåtelse för en konsul att utöva sina uppgifter (exekvatur) görs av den berörda beskickningen på uppdrag av Regeringskansliet.

Chefen för en delegation anmäls i den ordning som tillämpas vid den internationella organisationen.

5 §  Vid utlandsmyndigheterna finns personal som är utsänd av regeringen och Regeringskansliet och personal som är lokalt anställd eller inhyrd av utlandsmyndigheterna.

Regeringskansliet får medge att en annan myndighet eller en organisation placerar personal vid en utlandsmyndighet.

6 §  Chefen för en beskickning företräder Sverige i verksamhetslandet och upprätthåller Sveriges förbindelser med dess regering. Chefen ska göra sig förtrogen med Sveriges och verksamhetslandets inbördes förhållanden.

Chefen för en delegation företräder Sverige i den internationella organisationen och upprätthåller Sveriges förbindelser med den.

Chefen för ett konsulat upprätthåller Sveriges förbindelser med konsulatsdistriktets lokala myndigheter.

7 §  Chefen för en utlandsmyndighet ansvarar för myndighetens verksamhet.

8 §  Chefen för en utlandsmyndighet ska efter samråd med Regeringskansliet och med beaktande av tilldelade resurser fastställa en verksamhetsplan för myndigheten, följa upp verksamheten och analysera resultatet.

9 §  Chefen för en utlandsmyndighet ska

• 1. se till att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt och att den utvecklas och anpassas till de krav som ställs på den,
• 2. säkerställa att de anställda är väl förtrogna med målen för myndighetens verksamhet,
• 3. regelbundet informera personalen om förhållanden som rör myndighetens verksamhet och organisation, och
• 4. främja goda arbetsförhållanden och ta till vara och utveckla medarbetarnas kunskaper, färdigheter och erfarenheter.

10 §  Chefen för en utlandsmyndighet ansvarar för myndighetens inre och yttre säkerhet inom ramen för de föreskrifter som Regeringskansliet meddelar och det säkerhetsskydd som Regeringskansliet beslutar om.

11 §  Chefen för en utlandsmyndighet ska till Regeringskansliet anmäla förhållanden som säkerhetsmässigt eller av andra skäl kan vara av betydelse för en utsänd eller lokalt anställd tjänstemans tjänstbarhet vid utlandsmyndigheten.

12 §  Varje utlandsmyndighet beslutar om sin arbetsordning inom ramen för de föreskrifter som Regeringskansliet beslutar.

13 §  I frågor som ska avgöras av en utlandsmyndighet beslutar chefen för utlandsmyndigheten.

Om inte något annat är föreskrivet får chefen överlåta åt andra tjänstemän vid myndigheten att avgöra ärenden som inte är av det slaget att de behöver prövas av chefen.

14 §  För varje beslut av en utlandsmyndighet ska det finnas en handling som visar dagen för beslutet, beslutets innehåll och vem som har fattat beslutet. Beslut som inte dokumenteras i någon annan form ska tas in i en särskild protokollsbok eller motsvarande.

15 §  Utlandsmyndigheten ska vara tillgänglig för kontakter med enskilda.

Utlandsmyndighetens öppettider får anpassas till lokala förhållanden när det gäller veckans arbetsdagar och helgdagar.

Utlandsmyndigheter med färre än tre utsända tjänstemän får efter beslut av Regeringskansliet stängas under en begränsad tid för semester eller tjänsteresa eller av någon annan sådan orsak.

Delegationer vid internationella organisationer får efter beslut av Regeringskansliet stängas under tid när organisationens verksamhet ligger nere.

När en utlandsmyndighet är stängd ska allmänheten hänvisas till en annan utlandsmyndighet eller till Utrikesdepartementet. I 7 § andra stycket förvaltningslagen (2017:900) finns bestämmelser om att myndigheten ska vidta de åtgärder i fråga om tillgänglighet som behövs för att den ska kunna uppfylla sina skyldigheter gentemot allmänheten enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen om rätten att ta del av allmänna handlingar.

16 §  Vid en utlandsmyndighet ska det finnas ett arkiv. Bestämmelser om myndigheters arkiv finns i arkivlagen (1990:782) och i arkivförordningen (1991:446). Regeringskansliet meddelar ytterligare föreskrifter om utlandsmyndigheternas arkiv.

1 §  Delegationer, beskickningar och konsulat ska

• 1. i samverkan med Regeringskansliet verka för genomslag och förståelse för svenska ståndpunkter inom utrikespolitiken och andra politikområden,
• 2. biträda enskilda statsråd i deras verksamhet, och
• 3. särskilt uppmärksamma frågor som berör Sverige som medlem av Europeiska unionen.

2 §  Beskickningar och konsulat ska som förvaltningsmyndigheter handlägga och besluta i författningsreglerade ärenden.

3 §  Om inget annat följer av lag får Regeringskansliet besluta om undantag från detta kapitel.

4 §  Delegationer ska, utöver vad som följer av 1 §, rapportera

• 1. om den internationella organisationens verksamhet i frågor som kan vara av intresse för Sverige och vad delegationen fått veta av betydelse för Sveriges förbindelser med organisationen, och
• 2. vad delegationen fått veta som kan vara av vikt för bedömningen av internationella problem eller av det allmänna politiska läget.

5 §  Beskickningar och konsulat ska följa utvecklingen i verksamhetslandet eller konsulatsdistriktet och i rapporter redovisa och analysera händelser och förhållanden som är av intresse för Sverige.

6 §  Beskickningar och konsulat ska främja Sveriges näringsliv och utrikeshandel och i samverkan med Sveriges export- och investeringsråd och dess utlandsorganisation skapa intresse för svenska varor och tjänster och projektexport samt attrahera utländska investeringar till Sverige och i övrigt stödja svenska företag och det svenska näringslivets företrädare.

Beskickningar och konsulat ska, i verksamhetsländer där det är lämpligt, skapa intresse för Sverige som turistland genom att bistå myndigheter och organisationer som har till uppgift att främja turism i Sverige.

På begäran av Exportkreditnämnden ska beskickningar bistå nämnden med beslutsunderlag och åtgärder för att bevaka och driva in fordringar.

7 §  Beskickningar och konsulat ska, på ett sätt som är lämpligt i verksamhetslandet, informera om Sverige och svenska förhållanden samt främja kontakter mellan svenska och utländska kulturella och vetenskapliga institutioner.

8 §  Beskickningar och konsulat ska i sin verksamhet beakta både bistånds- och utvecklingspolitiska perspektiv. Beskickningar och konsulat i länder som Sverige har bilateralt utvecklingssamarbete med ska på begäran av Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete (Sida) vidta de åtgärder som följer av avtal mellan Sverige och verksamhetslandet eller som i övrigt faller inom Sidas behörighetsområde. Beskickningarna och konsulaten ska på begäran lämna Sida information som behövs för Sidas verksamhet. Beskickningar och konsulat ska vidare vid behov biträda andra myndigheter som har uppdrag att genomföra biståndsverksamhet.

9 §  Beskickningar och konsulat ska handlägga migrationsärenden enligt EU:s förordningar och utlänningslagstiftningen.

Beskickningar och konsulat som handlägger migrationsärenden ska på begäran av Migrationsverket vidta sådana åtgärder som faller inom Migrationsverkets behörighetsområde.

Beskickningar och konsulat ska biträda Migrationsverket, Polismyndigheten och Säkerhetspolisen i ärenden enligt utlänningslagstiftningen.

10 §  Beskickningar och konsulat ska handlägga ärenden enligt passlagen (1978:302) och förordningen (2024:994) om en provisorisk EU-resehandling.

10 a §  Beskickningar och konsulat ska utföra identitetskontroll enligt lagen (2022:1697) om samordningsnummer.

11 §  Beskickningar och konsulat ska inom ramen för de föreskrifter som Regeringskansliet meddelar hålla beredskap för att bistå enskilda vid kris- eller katastrofsituationer.

12 §  Vid en kris, katastrof, svår olycka eller därmed jämförlig omständighet i verksamhetslandet ska beskickningar eller konsulat undersöka om någon som är svensk medborgare eller bosatt i Sverige har avlidit eller skadats eller i övrigt drabbats allvarligt. Myndigheten ska fortlöpande underrätta Regeringskansliet om läget och om vilka åtgärder som vidtagits i verksamhetslandet med anledning av händelsen.

13 §  Om det uppträder en sådan svår eller mera utbredd sjukdom som vanligen inte förekommer inom verksamhetsområdet eller som tilldrar sig särskild uppmärksamhet, ska beskickningen eller konsulatet omedelbart anmäla det till Folkhälsomyndigheten och Socialstyrelsen och, i fråga om djursjukdomar, Statens jordbruksverk samt rapportera om de åtgärder som vidtagits för att bekämpa sjukdomen.

14 §  Beskickningar och konsulat ska lämna konsulärt bistånd enligt närmare föreskrifter i lag eller annan författning.

Bestämmelser om ekonomiskt bistånd till enskilda utomlands finns i lagen (2003:491) om konsulärt ekonomiskt bistånd.

Beskickningar och konsulat ska även i övrigt i skälig omfattning lämna enskilda och svenska juridiska personer hjälp och bistånd vid behov.

15 §  Beskickningar och konsulat ska bistå unionsmedborgare och deras familjemedlemmar i den utsträckning som följer av de konsulära skyldigheter som Sverige har i förhållande till övriga medlemsstater i Europeiska unionen i enlighet med fördraget om Europeiska unionens funktionssätt och rådets direktiv (EU) 2015/637 av den 20 april 2015 om samordnings- och samarbetsåtgärder för underlättande av konsulärt skydd till icke-företrädda unionsmedborgare i tredjeländer och om upphävande av beslut 95/553/EG. Bistånd ska också lämnas till medborgare i Island och Norge och deras familjemedlemmar i den utsträckning som följer av de konsulära skyldigheter som Sverige har i förhållande till dessa länder i enlighet med artikel 34 i den nordiska samarbetsöverenskommelsen den 23 mars 1962 mellan Sverige, Danmark, Finland, Island och Norge (SÖ 1962:14, senast ändrad genom SÖ 1996:2).

16 §  Beskickningar och konsulat som Valmyndigheten, efter samråd med Regeringskansliet, har bestämt ska vara röstningslokaler ansvarar för administration av röstmottagningen och ska lämna sådan information som Valmyndigheten efterfrågar.

17 §  Beskickningar och konsulat ska biträda svenska myndigheter med utredning i ärenden som rör fastställande av faderskap.

18 §  Om det inte möter några hinder i verksamhetslandets rättsordning, och med de begränsningar som följer av 18 a- 18 c §§, är beskickningar och konsulat behöriga att

• 1. bestyrka namnunderskrifter, avskrifter, översättningar och andra uppgifter om innehållet i handlingar,
• 2. efter kontroll eller undersökning lämna redogörelse för sina iakttagelser,
• 3. ta upp förklaringar om förhållanden av rättslig eller ekonomisk betydelse och överlämna sådana förklaringar till tredje man, och
• 4. bekräfta att en myndighet eller en person är behörig att vidta vissa tjänsteåtgärder eller att någon har en viss tjänsteställning eller kompetens eller är behörig att företräda någon annan.

Behörigheten enligt första stycket omfattar inte

• 1. upptagande av protest enligt växellagen (1932:130) eller checklagen (1932:131), eller
• 2. utfärdande av apostille enligt 6 a § förordningen (1982:327) om notarius publicus.

18 a §  Om en bekräftelse enligt 18 § första stycket 4 avser ett dokument som är utfärdat i Sverige, får beskickningen eller konsulatet bekräfta behörigheten endast om det finns särskilda skäl. I de fall behörighetskontrollen inte kan utföras på ett enkelt sätt ska beskickningen eller konsulatet inhämta nödvändiga upplysningar från Regeringskansliet (Utrikesdepartementet).

18 b §  Om en legalisering enligt förordningen (2025:549) om rätt för Regeringskansliet (Utrikesdepartementet) att verkställa legaliseringar eller en bekräftelse enligt 18 § första stycket 4 kan eller skulle kunna ske, gäller beskickningars och konsulats behörighet enligt 18 § första stycket 1-3 endast om det finns särskilda skäl och uppgifterna som ska intygas kan verifieras på ett enkelt sätt.

Innan intygande utfärdas ska beskickningen eller konsulatet inhämta nödvändiga upplysningar från Regeringskansliet (Utrikesdepartementet).

18 c §  Intyg om innehåll i svensk rätt, om identitetshandlingars äkthet eller om medborgarskap får endast utfärdas om det finns synnerliga skäl.

Intyg får inte utfärdas om det är uppenbart att riktigheten av dokumentet kan ifrågasättas eller att dokumentet kan komma till användning för lagstridiga syften.

Innan intygande utfärdas enligt första stycket ska beskickningen eller konsulatet inhämta nödvändiga upplysningar från Regeringskansliet (Utrikesdepartementet), om det är möjligt.

19 §  Beskickningar och konsulat får förmedla och stödja framställningar från enskilda och svenska juridiska personer till utländska myndigheter och internationella organisationer. De ska dessförinnan noga pröva om framställningen är berättigad.

20 §  Beskickningar ska på begäran av svenska myndigheter utverka tillstånd på diplomatisk väg för statsfartygs, statsluftfartygs och militära fordons tillträde till utländskt territorium.

21 §  Om det kommer till en beskicknings eller ett konsulats kännedom att ett brott som hör under allmänt åtal har begåtts på ett svenskt fartyg eller luftfartyg eller om det finns misstanke om ett sådant brott bör myndigheten snarast underrätta Regeringskansliet.

22 §  Beskickningar ska biträda Inspektionen för strategiska produkter vid sådana verifikationsbesök som avses i 2 a § förordningen (2010:1101) med instruktion för Inspektionen för strategiska produkter.

1 §  Regeringskansliet utövar tillsyn över utlandsmyndigheterna. Den som genomför en tillsyn har rätt att ta del av alla handlingar vid myndigheten. Personalen ska lämna de upplysningar och det bistånd som behövs.

2 §  En utlandsmyndighet ska inspektera underställda honorärkonsulat regelbundet och i övrigt när det finns särskilda skäl. Rapporter om gjorda inspektioner ska sändas till Regeringskansliet.

3 §  Regeringskansliet får meddela föreskrifter om utrikesrepresentationens organisation och verksamhet.

4 §  Regeringskansliet får även meddela föreskrifter om

• 1. konsulärt ekonomiskt bistånd enligt 5 § samt 17 § första stycket och andra stycket 1 lagen (2003:491) om konsulärt ekonomiskt bistånd,
• 2. bistånd till medborgare i länder inom Europeiska unionen och medborgare i Island och Norge som lämnas med stöd av 3 kap. 15 § samt om ersättning åt utlandsmyndigheterna för utgifter och kostnader för sådant bistånd,
• 3. åtgärder som en utlandsmyndighet ska vidta när en person med hemvist i Sverige eller en svensk medborgare med hemvist i utlandet har avlidit utomlands,
• 4. åtgärder som en utlandsmyndighet ska vidta i kvarlåtenskapsärenden, och
• 5. avgiftsbeläggning av näringslivsfrämjande tjänster vid utlandsmyndigheterna.

5 §  Regeringskansliet får besluta om avvikelser från denna förordning i särskilda fall.

6 §  Beslut av en utlandsmyndighet får överklagas till Regeringskansliet.

Regeringskansliets beslut i ett överklagat ärende får inte överklagas.

Utlandsmyndigheternas beslut i administrativa ärenden får inte överklagas.

7 §  Utrikesrepresentationen ska inte tillämpa myndighetsförordningen (2007:515).