Förordning (2016:10) om förvaltning av fonden för inre säkerhet

1 §  Denna förordning gäller förvaltningen av fonden för inre säkerhet för att genomföra det nationella programmet för perioden 2014-2020 inom målet att säkerställa en hög säkerhetsnivå inom ett område med frihet, säkerhet och rättvisa enligt artikel 67.3 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt. Förordningen innehåller bestämmelser som kompletterar

• 1. Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euroatom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euroatom) nr 1605/2002,
• 2. Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014 av den 16 april 2014 om allmänna bestämmelser för asyl-, migrations- och integrationsfonden och om ett instrument för ekonomiskt stöd till polissamarbete, förebyggande och bekämpande av brottslighet samt krishantering,
• 3. Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 513/2014 av den 16 april 2014 om inrättande, som en del av fonden för inre säkerhet, av ett instrument för ekonomiskt stöd till polissamarbete, förebyggande och bekämpande av brottslighet samt krishantering och om upphävande av rådets beslut 2007/125/RIF, och
• 4. Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 515/2014 av den 16 april 2014 om inrättande, som en del av fonden för inre säkerhet, av ett instrument för ekonomiskt stöd för yttre gränser och visering och om upphävande av beslut nr 574/2007/EG.

2 §  Av 20 § förordningen (2014:1102) med instruktion för Polismyndigheten framgår att Polismyndigheten är ansvarig myndighet för att bevilja, förvalta och kontrollera användningen av medel enligt

• 1. Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 513/2014 av den 16 april 2014 om inrättande, som en del av fonden för inre säkerhet, av ett instrument för ekonomiskt stöd till polissamarbete, förebyggande och bekämpande av brottslighet samt krishantering och om upphävande av rådets beslut 2007/125/RIF, och
• 2. Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 515/2014 av den 16 april 2014 om inrättande, som en del av fonden för inre säkerhet, av ett instrument för ekonomiskt stöd för yttre gränser och visering och om upphävande av beslut nr 574/2007/EG.

3 §  Polismyndigheten ska upprätta ett partnerskap med relevanta myndigheter för genomförandet, övervakningen och utvärderingen av det nationella programmet. Partnerskapet ska även, om det bedöms lämpligt, inbegripa organisationer i det civila samhället och internationella organisationer.

4 §  För det nationella programmet ska det finnas en övervakningskommitté.

Ordförande i övervakningskommittén utses av regeringen. Regeringen beslutar om vilka berörda myndigheter och andra parter som ska vara företrädda i övervakningskommittén. Dessa ska i sin tur utse sina företrädare i övervakningskommittén.

För beslut av övervakningskommittén krävs enhällighet.

5 §  Ekonomistyrningsverket är revisionsmyndighet enligt artikel 25.1 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014 för det nationella programmet.

6 §  Frågor om stöd prövas av Polismyndigheten.

En ansökan om stöd ska ges in till Polismyndigheten. I ansökan ska sökanden ange hur medfinansiering kommer att ordnas.

7 §  Polismyndigheten ska kontrollera att ansökan avser stöd som är förenligt med det nationella programmet och med tillämpliga unionsrättsliga och nationella bestämmelser.

8 §  Polismyndighetens beslut om beviljande av stöd ska innehålla uppgifter om vilka föreskrifter som tillämpats och vilka omständigheter som varit avgörande för utgången samt ange det förväntande resultatet av projektet. De villkor som beslutet är förenat med samt projektets budget och finansieringsplan ska särskilt framgå av beslutet.

Om det finns flera stödmottagare i ett projekt, ska detta framgå av beslutet om stöd.

9 §  Polismyndigheten ska i beslutet om beviljande av stöd ange hur utgifterna för projektet ska redovisas. Det ska framgå vilket av de alternativ som anges i 11 § första stycket 6 som gäller för varje utgiftsslag.

10 §  Stöd får betalas ut endast om utgifterna är stödberättigande enligt

11-27 §§. I annat fall ska Polismyndigheten besluta att inte betala ut motsvarande del av stödet.

11 §  Utgifter är stödberättigande om de

• 1. har uppkommit för att genomföra projektet,
• 2. är skäliga,
• 3. har uppkommit under den projektperiod som Polismyndigheten har fastställt,
• 4. är förenliga med unionsrättsliga och nationella bestämmelser,
• 5. uppfyller de villkor som angetts i stödbeslutet, och
• 6. antingen kan styrkas av stödmottagaren genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed eller uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ enligt artikel 18 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014.

Av artikel 17.3 a i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014 följer att endast utgifter som en stödmottagare har ådragit sig mellan den 1 januari 2014 och den 31 december 2022 kan vara stödberättigande.

12 §  Om det finns särskilda skäl, kan en utgift som inte uppfyller de krav som ställs i 11 § första stycket 4 och 5 ändå vara stödberättigande till viss del. Stödet för utgiften ska då sättas ned i proportion till avvikelsens art och allvar. Nedsättningen ska åtminstone motsvara den ekonomiska förlust för det allmänna som avvikelsen kan bedömas orsaka.

Vid en bedömning enligt första stycket ska de riktlinjer om finansiella korrigeringar som Europeiska kommissionen ger ut tjäna som vägledning.

13 §  Projekt ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt. Utgifter som med hänsyn till omständigheterna framstår som oskäliga är helt eller delvis inte stödberättigande.

En stödmottagare som inte tillämpar lagen (2016:1145) om offentlig upphandling ska vid köp, hyra och leasing följa de principer som följer av 4 kap. 1 § den lagen.

14 §  Av artikel 17.6 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014 följer att stödet i vissa fall ska minskas med de intäkter som projektet medför. Intäkter i eller genom ett projekt ska i de fallen löpande redovisas av stödmottagaren.

15 §  Utöver vad som anges i artikel 19 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014 kan följande utgifter inte vara stödberättigande:

• 1. finansiella utgifter,
• 2. böter, sanktionsavgifter eller rättegångskostnader,
• 3. utgifter för underleverantörskontrakt, om
• a) anlitande av en underleverantör ökar kostnaden för projektet utan att tillföra något motsvarande värde, eller
• b) utgiften för underleverantören beräknats med en procentuell andel av totalkostnaden för projektet, och
• 4. utgifter för gåvor.

16 §  Utgifter för personal ska avse bruttolönekostnader för personal med följande typ av anställning hos stödmottagaren:

• 1. heltidsanställning,
• 2. deltidsanställning med en fast andel av arbetstiden per månad,
• 3. deltidsanställning med ett varierande antal arbetstimmar per månad, och
• 4. timanställning.

17 §  Följande utgifter för personal är stödberättigande:

• 1. löner som betalats ut i samband med verksamhet som stödmottagaren inte skulle utföra om det inte vore för det berörda projektet, som fastställts i ett anställningsavtal, arbetsavtal eller anställningsbeslut (nedan kallade anställningsbevis) eller i lag eller annan författning och som gäller de arbetsuppgifter som anges i arbetsbeskrivningen för den berörda arbetstagaren,
• 2. andra kostnader som arbetsgivaren haft och betalat och som är direkt kopplade till löner och förmåner, såsom skatter och sociala avgifter inklusive pensioner, förutsatt att de
• a) har fastställts i ett anställningsbevis, framgår av lag eller annan författning eller avser personalvårdande kostnader av mindre omfattning som inte ska beskattas som inkomst av tjänst hos den anställde, och
• b) inte kan återkrävas av arbetsgivaren.

18 §  Om personalutgifterna ska ersättas utifrån faktiska kostnader, ska dessa styrkas genom att lönespecifikationer ges in.

19 §  Personalutgifter för personer som arbetar deltid med projektet ska beräknas som

• 1. en fast procentsats av bruttopersonalkostnaden, i enlighet med att en fast andel av arbetstiden ägnas åt projektet, utan skyldighet att införa ett separat tidsregistreringssystem, eller
• 2. en varierande andel av bruttopersonalkostnaden, i enlighet med att det antal arbetstimmar som ägnas åt projektet varierar från månad till månad, baserat på ett tidsregistreringssystem som täcker 100 procent av den anställdes arbetstid.

20 §  För deltidsuppgifter enligt 19 § 1 ska arbetsgivaren utfärda ett intyg för varje anställd och i det ange hur stor andel av tiden som den anställde ska arbeta med projektet.

För deltidsuppgifter enligt 19 § 2 ska ersättningen av personalkostnaderna beräknas på grundval av en timlön som fastställs

• 1. genom att bruttopersonalkostnaden per månad divideras med det antal arbetstimmar per månad som anges i anställningsbeviset, eller
• 2. genom att den senaste dokumenterade bruttopersonalkostnaden per år divideras med 1 720 timmar, i enlighet med artikel 18.7 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014.

Timlönen ska multipliceras med det faktiska antalet timmar som ägnats åt projektet.

21 §  Personalkostnader för personer som enligt anställningsbeviset är timanställda ska vara stödberättigande. Det faktiska antalet timmar som personerna enligt ett tidsregistreringssystem har arbetat med projektet ska multipliceras med den timlön som anges i anställningsbeviset.

22 §  Utgifter för arvodering av personal som inte är anställd av stödmottagaren är stödberättigande endast om arvodet fastställts i ett avtal som har godkänts av Polismyndigheten, eller om arvodet framgår av lag eller annan författning.

23 §  Följande utgifter för kontorslokaler, kontorsmateriel och administration är stödberättigande:

• 1. hyra för kontorslokaler,
• 2. försäkringsavgifter och skatter för kontorslokaler och för kontorsutrustning,
• 3. bankavgifter för konton och kort,
• 4. kontorsmateriel,
• 5. ekonomi- och löneadministration,
• 6. arkiv,
• 7. underhåll, städning och reparationer,
• 8. säkerhet,
• 9. it-system,
• 10. el, gas, värme och vatten, och
• 11. kommunikation.

24 §  Utgifter för finansiering av utrustning och materiel som köps, hyrs eller leasas av stödmottagaren för att genomföra projektet är stödberättigande.

Även hyra av externa lokaler för att genomföra projektet är stödberättigande.

Om det står klart att den utrustning som köps in kommer att ha ett värde när projektet avslutas, får Polismyndigheten besluta att utgiften är stödberättigande endast till viss del. Om utrustningen säljs i samband med att projektet avslutas, ska inkomsten räknas av från stödet.

25 §  Utöver 24 § gäller att utgifter för köp av begagnad utrustning är stödberättigande endast om

• 1. inget annat stöd för utrustningen har tagits emot,
• 2. utrustningens pris är marknadsmässigt, och
• 3. utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för projektet och uppfyller gällande normer och standarder.

26 §  Följande utgifter för resor och logi är stödberättigande:

• 1. resor, såsom biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning, vägtullar och parkeringsavgifter,
• 2. måltider som inte täcks av traktamente,
• 3. logi,
• 4. visum, och
• 5. dagtraktamenten.

27 §  Utgifter för extern sakkunskap och externa tjänster för att genomföra projektet är stödberättigande.

28 §  Om beslut om stöd har fattats på grund av oriktig, vilseledande eller ofullständig uppgift från sökanden, eller om sökanden brutit mot de villkor som gäller för stödet, ska Polismyndigheten upphäva beslutet helt eller delvis.

29 §  Om ett stödbeslut upphävs sedan stödet har betalats ut, eller om en stödmottagare i övrigt har tagit emot stöd för utgifter som inte är stödberättigande, är stödmottagaren återbetalningsskyldig för beloppet. Polismyndigheten ska kräva att motsvarande del av stödet betalas tillbaka. Återbetalning får krävas inom tio år från det att beloppet betalades ut.

30 §  Om stödmottagaren inte är berättigad till ett stödbelopp och detta ska återbetalas, ska ränta tas ut enligt räntelagen (1975:635). Polismyndigheten får sätta ned räntekravet om det finns särskilda skäl.

31 §  Är någon återbetalningsskyldig enligt 29 § eller skyldig att betala ränta enligt 30 § får annat stöd enligt denna förordning kvittas mot skulden.

32 §  Polismyndigheten ska ansvara för rapporteringen av oegentligheter i enlighet med artikel 5.2 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014.

En underrättelse om innehållet i rapporteringen ska sändas till Ekobrottsmyndigheten och Ekonomistyrningsverket.

33 §  I 40 § förvaltningslagen (2017:900) finns bestämmelser om överklagande till allmän förvaltningsdomstol. Andra beslut än beslut enligt 10, 28 och 31 §§ får dock inte överklagas.

34 §  Polismyndigheten får meddela föreskrifter om verkställigheten av denna förordning.